Kontrolle durch das Arbeitsinspektorat: So bereiten Sie die Zeiterfassung vor

Das kantonale Arbeitsinspektorat prüft, ob Betriebe das Arbeitsgesetz einhalten. Grundlage jeder Prüfung von Arbeits- und Ruhezeiten sind die Unterlagen der Zeiterfassung. Wer sie vollständig und geordnet führt, kann eine Kontrolle ruhig angehen.

Dieser Ratgeber beschränkt sich auf die Pflichten, die im Gesetz und in der Verordnung stehen. Wie ein Inspektorat eine Kontrolle im Einzelnen ablaufen lässt, ist kantonal organisiert und hier nicht beschrieben.

Was das Inspektorat darf

• Der Arbeitgeber muss die Verzeichnisse und Unterlagen der Arbeitszeit zur Verfügung halten (Art. 46 ArG (öffnet Fedlex in neuem Fenster)).
• Er muss den Zutritt zum Betrieb gewähren und zulassen, dass die Behörde Arbeitnehmende ohne Anwesenheit Dritter befragt (Art. 72 ArGV 1 (öffnet Fedlex in neuem Fenster)).
• Die Behörde darf in weitere Unterlagen Einsicht nehmen und sie mitnehmen (Art. 73 Abs. 3 ArGV 1 (öffnet Fedlex in neuem Fenster)).

Welche Unterlagen bereit sein müssen

Die Liste steht in Art. 73 Abs. 1 ArGV 1 (öffnet Fedlex in neuem Fenster). Pro Person braucht es:

1. Personalien,
2. Art der Beschäftigung sowie Ein- und Austritt,
3. die geleistete tägliche und wöchentliche Arbeitszeit inklusive Ausgleichs- und Überzeitarbeit sowie ihre Lage, also Beginn und Ende,
4. die gewährten wöchentlichen Ruhe- oder Ersatzruhetage, soweit sie nicht regelmässig auf einen Sonntag fallen,
5. Lage und Dauer der Pausen von 30 Minuten und mehr,
6. betriebliche Abweichungen von der Tag-, Nacht- und Sonntagsdefinition,
7. Regelungen über den Zeitzuschlag bei Nachtarbeit,
8. die geschuldeten Lohn- und Zeitzuschläge,
9. sowie Angaben zur medizinischen Eignung für Nachtarbeit beziehungsweise bei Mutterschaft und die Risikobeurteilung Mutterschaft (i, j).

Wer die vereinfachte Erfassung nach Art. 73b ArGV 1 (öffnet Fedlex in neuem Fenster) nutzt, braucht zusätzlich die Vereinbarung und den Nachweis des jährlichen Gesprächs zur Arbeitsbelastung. Wer auf die Erfassung verzichtet (Art. 73a ArGV 1 (öffnet Fedlex in neuem Fenster)), hält den Gesamtarbeitsvertrag, die Verzichtsvereinbarungen und eine Liste der betroffenen Personen mit deren Einkommen bereit.

Aufbewahrung

Die Unterlagen sind mindestens fünf Jahre nach Ablauf ihrer Gültigkeit aufzubewahren (Art. 73 Abs. 2 ArGV 1 (öffnet Fedlex in neuem Fenster)). Ob für Zeitdaten als Teil der Lohnunterlagen eine längere Frist gilt, ist rechtlich nicht abschliessend geklärt. Im Gastgewerbe verlangt der L-GAV für Lohnunterlagen zehn Jahre.

Typische Lücken in kleinen Betrieben

Pausen ab 30 Minuten fehlen

Viele Tabellen enthalten nur Arbeitsbeginn, Arbeitsende und eine Summe. Pausen ab 30 Minuten müssen aber mit Lage und Dauer erscheinen (Art. 73 Abs. 1 lit. e). Ohne diese Angabe lässt sich nicht prüfen, ob die Mindestpausen nach Art. 15 ArG (öffnet Fedlex in neuem Fenster) eingehalten sind. Die Regeln dazu stehen in der Pausenregelung.

Beim Fixzeit-Modell fehlt die Lage der Abweichungen

Das Fixzeit-Modell ist zulässig, wenn Abweichungen erfasst werden. Laut SECO-Merkblatt müssen Plus- und Minusstunden mit ihrer Lage festgehalten werden. Nur Absenzen zu notieren, reicht nicht.

Ruhetage sind nicht dokumentiert

Wer auch samstags oder sonntags arbeitet, muss die gewährten Ruhe- und Ersatzruhetage festhalten (lit. d). Sonst ist nicht erkennbar, ob die wöchentliche Ruhe eingehalten wurde.

Vereinfachte Erfassung ohne Grundlage

Nur die Tagesdauer zu notieren, ist ohne Vereinbarung nicht zulässig. In Betrieben unter 50 Mitarbeitenden braucht es eine schriftliche Einzelvereinbarung mit Hinweis auf die Arbeits- und Ruhezeitvorschriften und jedes Jahr ein dokumentiertes Gespräch zur Arbeitsbelastung (Art. 73b Abs. 3 ArGV 1 (öffnet Fedlex in neuem Fenster)). Bei Nacht- und Sonntagsarbeit bleiben Beginn und Ende Pflicht.

Überzeit ohne Jahreszähler

Überzeit ist auf 2 Stunden pro Tag und 170 beziehungsweise 140 Stunden pro Jahr begrenzt (Art. 12 ArG (öffnet Fedlex in neuem Fenster)). Ohne laufenden Zähler fällt eine Überschreitung oft erst am Jahresende auf. Der Unterschied zu Überstunden ist im Ratgeber Überstunden oder Überzeit erklärt.

Zuschläge ohne Grund

Geschuldete Lohn- und Zeitzuschläge gehören in die Unterlagen (lit. h), etwa für Überzeit, Nacht- oder Sonntagsarbeit.

Was inhaltlich anhand der Unterlagen geprüft werden kann

Aus vollständigen Unterlagen lässt sich ablesen, ob die Grenzen des Arbeitsgesetzes eingehalten sind. Gehen Sie die wichtigsten selbst durch:

• Wöchentliche Höchstarbeitszeit von 45 oder 50 Stunden, in Feiertagswochen anteilsmässig gekürzt (Art. 9 ArG (öffnet Fedlex in neuem Fenster), Art. 23 ArGV 1 (öffnet Fedlex in neuem Fenster)).
• Mindestpausen von 15, 30 oder 60 Minuten je nach Arbeitszeit (Art. 15 ArG (öffnet Fedlex in neuem Fenster)).
• Tägliche Ruhezeit von 11 Stunden, einmal pro Woche auf 8 Stunden verkürzbar (Art. 15a ArG (öffnet Fedlex in neuem Fenster)).
• Tagesrahmen von 14 Stunden für Tages- und Abendarbeit inklusive Pausen und Überzeit (Art. 10 Abs. 3 ArG (öffnet Fedlex in neuem Fenster)).
• Nacht- und Sonntagsarbeit nur mit Bewilligung, ausser für Branchen mit Sonderbestimmungen nach ArGV 2.
• Ersatzruhe nach Sonntagsarbeit: bis 5 Stunden durch Freizeit innert 4 Wochen, darüber ein Ersatzruhetag von mindestens 24 Stunden (Art. 20 Abs. 2 ArG (öffnet Fedlex in neuem Fenster)).
• Mindestens einmal innert 2 Wochen ein ganzer freier Sonntag (Art. 20 Abs. 1 ArG (öffnet Fedlex in neuem Fenster)).

Auch was als Arbeitszeit zählt, beeinflusst die Prüfung: Längere Wegzeit zu einem auswärtigen Arbeitsort, vorgeschriebene Weiterbildung und Pikett im Betrieb sind Arbeitszeit (Art. 13–15 ArGV 1 (öffnet Fedlex in neuem Fenster)). Werden sie nicht erfasst, wirken die Wochen kürzer, als sie waren.

Da die Behörde Mitarbeitende ohne Dritte befragen darf, lohnt es sich, wenn alle ihre eigenen Zeiten kennen. Eine Erfassung, die Mitarbeitende selbst einsehen können, schafft dafür eine gemeinsame Grundlage.

Checkliste

1. Personalien, Art der Beschäftigung, Ein- und Austritt sind für alle aktuellen und früheren Mitarbeitenden der letzten fünf Jahre greifbar.
2. Für jeden Arbeitstag sind Beginn und Ende jedes Arbeitsblocks erfasst.
3. Pausen ab 30 Minuten stehen mit Lage und Dauer in den Unterlagen.
4. Tages- und Wochensummen inklusive Ausgleichs- und Überzeitarbeit sind ersichtlich.
5. Ruhe- und Ersatzruhetage sind festgehalten, wenn sie nicht auf den Sonntag fallen.
6. Überzeit ist pro Kalenderjahr gezählt; die Grenzen von 2 Stunden pro Tag und 170 beziehungsweise 140 Stunden pro Jahr sind eingehalten.
7. Zuschläge sind mit Grund ausgewiesen.
8. Für vereinfachte Erfassung liegen Vereinbarung und Gesprächsnachweis vor.
9. Für Jugendliche sind die Sonderregeln eingehalten: höchstens 9 Stunden pro Tag, 12 Stunden Ruhe, keine Nacht- und Sonntagsarbeit ohne Bewilligung (Art. 31 ArG (öffnet Fedlex in neuem Fenster)).
10. Sie können die Unterlagen pro Person und Zeitraum ausdrucken oder als Datei übergeben.

Wie die Pflicht zur Erfassung im Ganzen aussieht, erklärt der Ratgeber Arbeitszeiterfassung in der Schweiz. Wer mit einer Tabelle arbeitet, findet eine passende Struktur in der Zeiterfassung Excel-Vorlage.

Unterlagen schnell vorlegen

Zytpilot erfasst Beginn, Ende und Pausen, führt Überzeit im Jahreszähler und speichert jede Änderung mit Verlauf. Warnungen zu Pausen, Ruhezeit, Höchstarbeitszeit und Tagesrahmen zeigt die Chef-Ansicht laufend an. Ein Export für das Arbeitsinspektorat als PDF und CSV ist geplant; heute steht die Monatsübersicht als CSV-Datei zur Verfügung. Mehr auf der Seite Zeiterfassung nach Arbeitsgesetz.