Zeiterfassung für Treuhänder: Stunden, Überzeit und Ferien Ihrer Mandanten für den Lohn

Was steht in der Monatsübersicht?

Pro Person eine Zeile mit den Werten des Monats, dazu eine Summenzeile für den Betrieb. In der CSV-Datei stehen die Stunden als Dezimalzahl, also 7.50 statt 7:30, damit Lohnprogramme sie direkt lesen.

Was braucht der Treuhänder Ende Monat?

Vollständige Zahlen pro Person, damit keine Rückfrage nötig ist:

• die geleisteten Stunden, bei Stundenlohn als Dezimalzahl,
• Überstunden und Überzeit getrennt,
• Ferientage im Monat und den Ferienrest,
• bezahlte Feiertage, besonders bei Stundenlohn,
• Krankheit, Unfall, Militär und weitere Absenzen mit Tagen und Art,
• Zuschläge mit Grund, etwa für Nacht- oder Sonntagsarbeit.

Stunden, Überstunden, Überzeit, Ferien und Feiertage liefert Zytpilot heute. Weitere Absenzarten und Zuschläge folgen. Die ganze Liste mit Erläuterungen steht im Ratgeber Was der Treuhänder Ende Monat braucht.

Warum stehen Überstunden und Überzeit in getrennten Spalten?

Weil für sie unterschiedliche Regeln gelten. Bei Überstunden ist der Zuschlag von mindestens 25 Prozent schriftlich abdingbar (Art. 321c OR (öffnet Fedlex in neuem Fenster)). Bei Überzeit ist er zwingend, beim Büropersonal ab der 61. Stunde im Kalenderjahr (Art. 13 ArG (öffnet Fedlex in neuem Fenster)). Zudem gilt für Überzeit eine Jahresgrenze von 170 bzw. 140 Stunden (Art. 12 ArG (öffnet Fedlex in neuem Fenster)). Der Unterschied mit Beispiel: Überstunden oder Überzeit?

Wie prüfe ich die Zahlen eines Mandanten nach?

Jeder Saldo in Zytpilot lässt sich aufklappen und zeigt, aus welchen Tagen und Einträgen er besteht. Nachgetragene Zeiten sind als solche markiert, und jede Änderung bleibt mit Verlauf erhalten: wer, wann, vorher und nachher. So lässt sich eine auffällige Zahl beim Mandanten klären, ohne die Rohdaten selbst nachzurechnen. Warnungen nach Arbeitsgesetz stehen in der Monatsübersicht pro Person, damit Sie früh sehen, wo Pausen, Ruhezeit oder Höchstarbeitszeit verletzt wurden.

Was gilt für Mandanten, die heute keine Zeit erfassen?

Die meisten müssen es. Arbeitgeber haben die tägliche und wöchentliche Arbeitszeit mit Beginn und Ende sowie Pausen ab 30 Minuten zu erfassen und die Unterlagen fünf Jahre aufzubewahren (Art. 73 ArGV 1 (öffnet Fedlex in neuem Fenster)). Wer was erfassen muss und welche Ausnahmen es gibt, erklärt der Ratgeber Arbeitszeiterfassung in der Schweiz.

Für welche Mandanten passt Zytpilot?

Für Gewerbe- und Handwerksbetriebe mit 2 bis 20 Mitarbeitenden, die heute mit Excel, Zetteln oder mehreren Apps arbeiten. Wir beginnen in der Deutschschweiz mit Elektro, Sanitär und Heizung, Malern, Schreinereien, Gartenbau und Garagen. Danach folgen Reinigungsbetriebe und Dienstleister wie Agenturen, Praxen oder Coiffeure, später die Gastronomie mit dem L-GAV.

Braucht die Zeiterfassung eine Swissdec-Zertifizierung?

Nein. Swissdec zertifiziert Lohnprogramme, nicht Zeiterfassungen. Die Zeiterfassung liefert Stunden, Zuschläge und Absenztage an ein zertifiziertes Lohnprogramm, und dieses meldet die Lohndaten über ELM an AHV, Versicherer und Steuerbehörden. Wichtig ist deshalb ein stabiler Stunden-Export pro Lohnperiode, den Ihr Lohnprogramm lesen kann.

Welche Lohnprogramme sind geplant?

Geplant sind die Übergabe an bexio und die Lohn-Vorerfassung für Abacus, dazu Vorlagen für Crésus und Banana. Ausserdem soll Zytpilotden Monat ab dem 25. auf Lücken und Verstösse prüfen, den Mitarbeitenden Erinnerungen senden und den Monat nach dem Visum sperren. Heute gibt es die CSV-Datei.

Wie kommen die Zahlen heute zu Ihnen?

Ihr Mandant öffnet in Zytpilot die Monatsübersicht, wählt den Monat und lädt die CSV-Datei herunter. Die Datei schickt er Ihnen auf dem Weg, den Sie heute schon nutzen. Ein Portal, in dem Sie alle Mandanten selbst sehen, ist in Planung. Für Treuhandbüros ist Zytpilot gratis; was Ihre Mandanten bezahlen, steht unter Preise.