Arbeitszeiterfassung in der Schweiz: Was Arbeitgeber erfassen müssen (Stand 2026)

Der Grundsatz in drei Sätzen

Arbeitgeber in der Schweiz müssen die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden aufzeichnen. Die Pflicht steht im Arbeitsgesetz in Art. 46 ArG (öffnet Fedlex in neuem Fenster) und wird in Art. 73 ArGV 1 (öffnet Fedlex in neuem Fenster) genau beschrieben. Erfasst werden nicht nur die Stunden, sondern auch ihre Lage, also wann die Arbeit beginnt und endet.

Die Unterlagen müssen dem Arbeitsinspektorat jederzeit zur Verfügung stehen und mindestens fünf Jahre aufbewahrt werden. Für bestimmte Personen und Betriebe gibt es eine vereinfachte Erfassung oder einen Verzicht. Beides ist an klare Bedingungen geknüpft.

Dieser Ratgeber zeigt, was die Regeln für einen Betrieb mit 2 bis 20 Mitarbeitenden konkret bedeuten. Wie Sie die Angaben im Alltag festhalten, beschreibt die Seite Arbeitszeiterfassung per App.

Wer ist betroffen?

Die Erfassungspflicht gilt für alle Betriebe und Personen, die dem Arbeitsgesetz unterstehen. Das sind die allermeisten privaten Arbeitgeber, vom Elektroinstallateur über das Treuhandbüro bis zur Reinigungsfirma.

Betriebe, für die das Arbeitsgesetz nicht gilt

Nach Art. 2 ArG (öffnet Fedlex in neuem Fenster) ist das Gesetz nicht anwendbar auf öffentliche Verwaltungen, die Landwirtschaft (Urproduktion), Betriebe mit überwiegend gärtnerischer Pflanzenproduktion, die Fischerei und private Haushalte.

Familienbetriebe

Arbeiten in einem Betrieb nur der Ehegatte oder die eingetragene Partnerin, Verwandte in auf- und absteigender Linie und Stiefkinder, gilt das Arbeitsgesetz nicht (Art. 4 ArG (öffnet Fedlex in neuem Fenster)). Sobald auch andere Personen mitarbeiten, gilt es für diese Personen.

Personen mit höherer leitender Tätigkeit

Persönlich ausgenommen sind Personen mit höherer leitender Tätigkeit, wissenschaftlicher Tätigkeit oder selbständiger künstlerischer Tätigkeit (Art. 3 lit. d ArG (öffnet Fedlex in neuem Fenster), Art. 9 ArGV 1 (öffnet Fedlex in neuem Fenster)). Für sie gilt nur der Gesundheitsschutz nach Art. 3a ArG (öffnet Fedlex in neuem Fenster). Wer zu dieser Gruppe gehört, entscheidet die tatsächliche Stellung im Betrieb, nicht der Titel im Vertrag.

Was erfasst werden muss

Art. 73 Abs. 1 ArGV 1 (öffnet Fedlex in neuem Fenster) zählt auf, welche Angaben die Unterlagen pro Person enthalten müssen. Für die Zeiterfassung im engeren Sinn sind die Buchstaben c, d und e entscheidend.

In der Praxis heisst das: Pro Arbeitsblock braucht es Beginn und Ende. Pausen ab 30 Minuten werden mit Lage und Dauer festgehalten. Dazu kommen die Ruhetage, wenn sie nicht auf den Sonntag fallen, und die Zuschläge mit ihrem Grund.

Eine reine Summe pro Tag genügt im Normalfall nicht. Sie ist nur bei der vereinfachten Erfassung erlaubt, die weiter unten beschrieben ist. Wer wissen will, ab wann Mehrarbeit als Überzeit gilt, findet die Grenzen im Ratgeber Überstunden oder Überzeit.

In welcher Form Sie erfassen dürfen

Das Gesetz schreibt kein bestimmtes Werkzeug vor. Das SECO nennt im Merkblatt «Modalitäten der Arbeitszeiterfassung» mehrere zulässige Formen:

• Handnotizen auf Papier
• eine Excel-Tabelle
• eine Stempeluhr oder Stempeln mit dem Smartphone
• Hilfsangaben wie IT-Login oder Badge
• ein Fixzeit-Modell, bei dem nur die Abweichungen erfasst werden

Zwei Bedingungen aus dem Merkblatt werden oft übersehen:

• Bei Hilfsangaben wie Login-Zeiten müssen die Mitarbeitenden informiert sein. Die Daten dürfen nicht für andere Zwecke verwendet werden, und manuelle Ergänzungen müssen möglich sein.
• Beim Fixzeit-Modell müssen Plus- und Minusstunden mit ihrer Lage erfasst werden. Nur Absenzen festzuhalten, reicht nicht.

Für kleine Betriebe ist eine saubere Tabelle ein legitimer Anfang. Eine Vorlage mit Beginn, Ende und Pausen finden Sie unter Zeiterfassung Excel-Vorlage. Mit wachsender Zahl an Personen wird das Zusammenführen am Monatsende aufwendig; dann lohnt sich ein Werkzeug, das Saldi und Grenzen selbst rechnet.

Vereinfachte Erfassung nach Art. 73b ArGV 1

Bei der vereinfachten Erfassung wird nur die tägliche Dauer der Arbeitszeit festgehalten, nicht Beginn und Ende (Art. 73b ArGV 1 (öffnet Fedlex in neuem Fenster)). Eine Ausnahme bleibt: Bei Nacht- und Sonntagsarbeit müssen Beginn und Ende trotzdem dokumentiert werden.

Voraussetzungen

• Die betroffenen Personen können ihre Arbeitszeit «zu einem namhaften Teil» selbst festsetzen.
• Grundlage ist eine Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmervertretung oder der Mehrheit der Belegschaft. Sie legt die betroffenen Kategorien fest, besondere Bestimmungen zur Einhaltung der Arbeits- und Ruhezeiten und ein paritätisches Kontrollverfahren.

Sonderregel für Betriebe unter 50 Mitarbeitenden

Betriebe mit weniger als 50 Arbeitnehmenden dürfen die vereinfachte Erfassung individuell schriftlich mit der einzelnen Person vereinbaren (Art. 73b Abs. 3 ArGV 1 (öffnet Fedlex in neuem Fenster)). Die Vereinbarung muss auf die geltenden Arbeits- und Ruhezeitvorschriften hinweisen. Zusätzlich ist jedes Jahr ein dokumentiertes Endjahresgespräch über die Arbeitsbelastung Pflicht.

Die Mitarbeitenden dürfen trotzdem detailliert erfassen. Der Arbeitgeber muss dafür ein geeignetes Instrument bereitstellen (Art. 73b Abs. 4 ArGV 1 (öffnet Fedlex in neuem Fenster)).

Verzicht auf die Erfassung nach Art. 73a ArGV 1

Ganz auf die Erfassung der Angaben c bis e und h verzichten dürfen Betriebe nur, wenn alle Bedingungen von Art. 73a ArGV 1 (öffnet Fedlex in neuem Fenster) erfüllt sind:

• Ein Gesamtarbeitsvertrag sieht den Verzicht vor. Er muss von der Mehrheit der repräsentativen Arbeitnehmerorganisationen unterzeichnet sein und Massnahmen zum Gesundheitsschutz sowie eine interne Anlaufstelle vorsehen.
• Die Person hat grosse Autonomie und setzt ihre Arbeitszeiten mehrheitlich selbst fest.
• Ihr Bruttojahreseinkommen inklusive Boni liegt über CHF 120'000, bei Teilzeit anteilig.
• Der Verzicht ist schriftlich und individuell vereinbart und kann jährlich widerrufen werden.

Für die meisten Klein-KMU ist der Verzicht nicht anwendbar, weil es keinen solchen Gesamtarbeitsvertrag gibt. Ob der Betrag von CHF 120'000 seit Inkrafttreten angepasst wurde, ist nicht abschliessend geklärt; die Verordnung knüpft ihn an den Höchstbetrag der Unfallversicherung.

Aufbewahrung: mindestens fünf Jahre

Die Verzeichnisse und Unterlagen sind mindestens fünf Jahre nach Ablauf ihrer Gültigkeit aufzubewahren (Art. 73 Abs. 2 ArGV 1 (öffnet Fedlex in neuem Fenster)). Für Lohnunterlagen kann eine längere Frist gelten. Ob Zeiterfassungsdaten als Buchungsbelege gelten und dann zehn Jahre aufzubewahren sind, ist rechtlich nicht abschliessend geklärt. Im Gastgewerbe verlangt der L-GAV für Lohnunterlagen ausdrücklich zehn Jahre.

Praktisch bedeutet das: Wer heute mit Papier oder Excel arbeitet, braucht eine Ablage, die fünf Jahre lang vollständig und lesbar bleibt. Wer ein Werkzeug nutzt, sollte prüfen, ob sich die Daten jederzeit vollständig exportieren lassen, auch nach einem Wechsel des Anbieters.

Pflichten gegenüber dem Arbeitsinspektorat

Das kantonale Arbeitsinspektorat überwacht die Einhaltung des Arbeitsgesetzes. Der Arbeitgeber muss:

• die Unterlagen zur Verfügung halten (Art. 46 ArG (öffnet Fedlex in neuem Fenster)),
• den Zutritt zum Betrieb gewähren und die Befragung der Arbeitnehmenden ohne Dritte zulassen (Art. 72 ArGV 1 (öffnet Fedlex in neuem Fenster)),
• dulden, dass die Behörde in weitere Unterlagen Einsicht nimmt und sie mitnimmt (Art. 73 Abs. 3 ArGV 1 (öffnet Fedlex in neuem Fenster)).

Hilfreich ist ein vollständiger Auszug pro Person und Zeitraum, der Beginn, Ende, Pausen und Ruhetage zeigt. Wie Sie eine Kontrolle vorbereiten und welche Lücken häufig vorkommen, steht im Ratgeber Kontrolle durch das Arbeitsinspektorat.

Datenschutz: erfassen, aber nicht überwachen

Der Arbeitgeber darf nur Daten bearbeiten, die die Eignung betreffen oder für die Durchführung des Arbeitsvertrags nötig sind (Art. 328b OR (öffnet Fedlex in neuem Fenster)). Daneben gelten die Grundsätze des Datenschutzgesetzes: Zweckbindung, Verhältnismässigkeit und Datenminimierung (Art. 6 DSG (öffnet Fedlex in neuem Fenster)), Datenschutz durch Technik und Voreinstellungen (Art. 7 DSG (öffnet Fedlex in neuem Fenster)) und Datensicherheit (Art. 8 DSG (öffnet Fedlex in neuem Fenster)).

Zeiterfassung ist erlaubt, Verhaltensüberwachung nicht

Systeme, die das Verhalten am Arbeitsplatz überwachen sollen, sind verboten (Art. 26 Abs. 1 ArGV 3 (öffnet Fedlex in neuem Fenster)). Laut dem eidgenössischen Datenschutzbeauftragten ist die Erfassung von Ein- und Austrittszeiten mit Zeiterfassung und Badges zulässig. Unzulässig sind Spyware, Activity-Tracker, App- und Website-Protokolle sowie Maus- und Tastatur-Logs (EDÖB).

Standort beim Stempeln

Für die Aufzeichnung von Fahrten mit Firmenfahrzeugen verweist der EDÖB auf ein Bundesgerichtsurteil, das sie zur Routenoptimierung zulässt, wenn die Fahrenden informiert sind. Eine permanente Echtzeit-Ortung gilt in der Fachliteratur als unzulässig. Ein vorsichtiger Weg für die Zeiterfassung: Standort nur punktuell beim Ein- und Ausstempeln, mit klarem Zweck wie dem Baustellen-Nachweis, und nie ausserhalb einer laufenden Stempelung.

Biometrie

Biometrische Daten, die eine Person eindeutig identifizieren, sind besonders schützenswert (Art. 5 lit. c Ziff. 4 DSG (öffnet Fedlex in neuem Fenster)). Der EDÖB rät zur Zurückhaltung: keine zentrale Speicherung und immer eine Alternative wie PIN oder Badge.

Was als Arbeitszeit zählt

Eine korrekte Erfassung setzt voraus, dass klar ist, was überhaupt Arbeitszeit ist. Die Verordnung regelt die häufigsten Fälle (Art. 13–15 ArGV 1 (öffnet Fedlex in neuem Fenster)):

• Der normale Arbeitsweg zwischen Wohnort und Arbeitsort ist keine Arbeitszeit.
• Ist die Wegzeit zu einem auswärtigen Arbeitsort länger als üblich, zählt die Differenz als Arbeitszeit. Für Betriebe mit Baustellen oder Kundeneinsätzen ist diese Regel im Alltag wichtig.
• Vorgeschriebene Weiterbildung ist Arbeitszeit.
• Pikettdienst im Betrieb zählt voll. Pikett ausserhalb des Betriebs zählt nur die Einsatzzeit inklusive Weg.
• Pikett darf an höchstens 7 Tagen in 4 Wochen geleistet werden, danach folgen 2 Wochen ohne Pikett (Art. 14 ArGV 1 (öffnet Fedlex in neuem Fenster), mit Ausnahmen).
• Pausen gelten als Arbeitszeit, wenn der Arbeitsplatz nicht verlassen werden darf (Art. 15 Abs. 2 ArG (öffnet Fedlex in neuem Fenster)).

Gesamtarbeitsverträge können zusätzliche Regeln enthalten, etwa zur Reisezeit. Halten Sie in der Erfassung fest, wann Wegzeit oder Pikett angerechnet wurde, damit sich der Saldo später nachvollziehen lässt.

Nacht- und Sonntagsarbeit

Das Arbeitsgesetz teilt den Tag in feste Zeitfenster ein (Art. 10 ArG (öffnet Fedlex in neuem Fenster), Art. 16 ArG (öffnet Fedlex in neuem Fenster)):

Nachtarbeit und Sonntagsarbeit sind grundsätzlich bewilligungspflichtig und brauchen das Einverständnis der Person (Art. 17 ArG (öffnet Fedlex in neuem Fenster), Art. 19 ArG (öffnet Fedlex in neuem Fenster)). Für einzelne Branchen gelten Sonderbestimmungen nach ArGV 2, die vor allem die Bewilligungspflicht lockern.

Die Zuschläge hängen davon ab, wie oft jemand nachts oder sonntags arbeitet:

• Vorübergehende Nachtarbeit, also weniger als 25 Nächte pro Kalenderjahr: mindestens 25 Prozent Lohnzuschlag (Art. 17b ArG (öffnet Fedlex in neuem Fenster)).
• Dauernde oder regelmässige Nachtarbeit ab 25 Nächten: 10 Prozent Zeitzuschlag ab der ersten Nacht (Art. 31 ArGV 1 (öffnet Fedlex in neuem Fenster)).
• Vorübergehende Sonntagsarbeit, höchstens 6 Sonntage pro Kalenderjahr inklusive Feiertage: 50 Prozent Lohnzuschlag (Art. 19 Abs. 3 ArG (öffnet Fedlex in neuem Fenster)).

Für diese Fälle verlangt die Verordnung zusätzliche Angaben in den Unterlagen: betriebliche Abweichungen von den Zeitfenstern, die Regelung des Nachtzuschlags und die geschuldeten Zuschläge (Art. 73 Abs. 1 lit. f bis h). Den Sonntagen gleichgestellt sind der 1. August und bis zu 8 kantonale Feiertage (Art. 20a ArG (öffnet Fedlex in neuem Fenster)); welche das in Ihrem Kanton sind, zeigt die Übersicht Feiertage nach Kanton.

Jugendliche Mitarbeitende

Für Personen unter 18 Jahren gelten engere Grenzen (Art. 31 ArG (öffnet Fedlex in neuem Fenster)): höchstens 9 Stunden pro Tag inklusive obligatorischem Unterricht und Überzeit, Tagesarbeit innerhalb von 12 Stunden, tägliche Ruhezeit mindestens 12 Stunden. Bis 16 Jahre endet die Arbeit spätestens um 20:00, ab 16 Jahren spätestens um 22:00. Bis 16 Jahre und während der beruflichen Grundbildung ist keine Überzeit erlaubt, ausser bei höherer Gewalt. Nacht- und Sonntagsarbeit sind verboten, Ausnahmen gibt es nur mit Bewilligung oder in bestimmten Grundbildungen.

Damit diese Regeln geprüft werden können, gehört das Geburtsdatum in die Personalien. Die Grenzen ändern sich am 16. und am 18. Geburtstag, der höhere Ferienanspruch endet mit dem vollendeten 20. Altersjahr.

Grenzen der Arbeitszeit im Überblick

Die Erfassung ist kein Selbstzweck. Sie zeigt, ob die Grenzen des Arbeitsgesetzes eingehalten sind. Die wichtigsten Werte:

• Wöchentliche Höchstarbeitszeit: 45 Stunden für Büropersonal, technische Angestellte, industrielle Betriebe und Verkaufspersonal in Grossbetrieben des Detailhandels; 50 Stunden für alle übrigen, typischerweise Gewerbe, Bau und Handwerk (Art. 9 ArG (öffnet Fedlex in neuem Fenster)).
• Überzeit über dieser Grenze: höchstens 2 Stunden pro Tag und 170 beziehungsweise 140 Stunden pro Kalenderjahr (Art. 12 ArG (öffnet Fedlex in neuem Fenster)), Zuschlag mindestens 25 Prozent (Art. 13 ArG (öffnet Fedlex in neuem Fenster)).
• Tagesrahmen: Tages- und Abendarbeit inklusive Pausen und Überzeit innerhalb von 14 Stunden (Art. 10 Abs. 3 ArG (öffnet Fedlex in neuem Fenster)).
• Tägliche Ruhezeit: mindestens 11 Stunden am Stück, einmal pro Woche auf 8 Stunden verkürzbar (Art. 15a ArG (öffnet Fedlex in neuem Fenster)).
• Arbeitswoche: höchstens 5½ Arbeitstage, ausgedehnt auf 6 Tage nur bei zusammengelegten freien Halbtagen und längstens für 4 Wochen (Art. 16 Abs. 2 ArGV 1 (öffnet Fedlex in neuem Fenster)).
• Wöchentliche Ruhe: Ruhetag und tägliche Ruhezeit ergeben zusammen mindestens 35 Stunden am Stück (Art. 21 Abs. 2 ArGV 1 (öffnet Fedlex in neuem Fenster)).

Ausfallende Arbeitszeit, etwa an Brückentagen, darf vor- oder nachgeholt werden. Das gilt nicht als Überzeit, solange es innert 14 Wochen geschieht (vereinbart bis 12 Monate) und inklusive Überzeit 2 Stunden pro Tag nicht übersteigt (Art. 11 ArG (öffnet Fedlex in neuem Fenster), Art. 24 ArGV 1 (öffnet Fedlex in neuem Fenster)). Weihnachten und Neujahr gelten dabei als eine Ausfallperiode. Damit diese Ausnahme greift, muss aus den Unterlagen hervorgehen, welche Stunden vor- oder nachgeholt wurden.

Die Unterscheidung zwischen Überstunden nach OR und Überzeit nach Arbeitsgesetz erklärt der Ratgeber Überstunden oder Überzeit. Was davon eine Zeiterfassung automatisch prüfen kann, zeigt die Seite Zeiterfassung nach Arbeitsgesetz. Für eine konkrete Woche rechnen Sie mit den Rechnern zu Überstunden und Ferien.

Pausen

Die Mindestpause hängt von der täglichen Arbeitszeit ab: 15 Minuten bei mehr als 5½ Stunden, 30 Minuten bei mehr als 7 Stunden, 60 Minuten bei mehr als 9 Stunden (Art. 15 ArG (öffnet Fedlex in neuem Fenster), Art. 18 ArGV 1 (öffnet Fedlex in neuem Fenster)). Pausen ab 30 Minuten gehören mit Lage und Dauer in die Unterlagen. Details und Sonderfälle stehen im Ratgeber Pausenregelung Schweiz.

Ferien und Absenzen gehören dazu

Für den Lohn und für einen korrekten Saldo braucht es neben den Arbeitszeiten auch Ferien, Feiertage und Absenzen. Mindestens vier Wochen Ferien pro Dienstjahr, bis zum vollendeten 20. Altersjahr fünf Wochen (Art. 329a OR (öffnet Fedlex in neuem Fenster)). Wie Sie das zusammen mit bexio führen, beschreibt der Ratgeber Ferien und Absenzen mit bexio.

Von der Zeiterfassung zum Lohn

Lohndaten werden in der Schweiz nach dem Standard ELM von Swissdec direkt aus dem Lohnprogramm an AHV-Ausgleichskassen, Versicherer und Steuerverwaltung gemeldet. Zertifiziert werden dafür Lohnprogramme, nicht Zeiterfassungen. Eine Zeiterfassung braucht also keine Swissdec-Zertifizierung. Sie liefert pro Lohnperiode Stunden, Zuschläge und Absenztage an ein zertifiziertes Lohnprogramm, das die Meldungen macht. Wichtig ist deshalb ein vollständiger, stabiler Export pro Person und Monat.

Checkliste für Betriebe mit 2 bis 20 Mitarbeitenden

1. Klären Sie, ob Ihr Betrieb und jede Person dem Arbeitsgesetz untersteht (Branche, Familienbetrieb, höhere leitende Tätigkeit).
2. Legen Sie pro Person fest, ob 45 oder 50 Stunden als Höchstarbeitszeit gelten.
3. Erfassen Sie täglich Beginn und Ende jedes Arbeitsblocks sowie Pausen ab 30 Minuten mit Lage und Dauer.
4. Halten Sie Ruhe- und Ersatzruhetage fest, wenn sie nicht auf den Sonntag fallen.
5. Notieren Sie Zuschläge mit ihrem Grund, etwa für Überzeit, Nacht- oder Sonntagsarbeit.
6. Nutzen Sie die vereinfachte Erfassung nur mit schriftlicher Vereinbarung und jährlichem, dokumentiertem Gespräch.
7. Informieren Sie die Mitarbeitenden, wie und wozu erfasst wird. Verzichten Sie auf Überwachung des Verhaltens.
8. Bewahren Sie alle Unterlagen mindestens fünf Jahre auf und stellen Sie sicher, dass Sie sie pro Person und Zeitraum vorlegen können.

Umsetzung mit Zytpilot

Zytpilot erfasst heute Beginn, Ende und Pausen per Stempeln oder als Eintrag von–bis, rechnet Soll, Ist und Saldo mit Herleitung und führt Überstunden nach OR und Überzeit nach Arbeitsgesetz in getrennten Zählern. Warnungen zu Pausen, Ruhezeit, Höchstarbeitszeit, Tagesrahmen und Jugendlichen sind eingebaut. Die Monatsübersicht lässt sich als CSV-Datei herunterladen. Ein Export für das Arbeitsinspektorat und die vereinfachte Erfassung sind geplant. Mehr auf der Seite Arbeitszeiterfassung per App.