Ferien und Absenzen mit bexio führen: so geht es

Ausgangslage

Viele kleine Betriebe führen Buchhaltung und Lohn mit bexio. Ferienanträge, Krankheitstage und Militärdienst landen dagegen oft in E-Mails, Chatnachrichten oder einer Excel-Liste. Ende Monat muss jemand alles zusammentragen, damit der Lohn stimmt.

Welche Funktionen für Zeit und Absenzen in Ihrem bexio-Abo enthalten sind, hängt von Ihrem Abo ab und kann sich ändern. Prüfen Sie in bexio beziehungsweise im bexio-Marketplace, welche Absenz-Funktionen Ihr Abo enthält und welche Zusatz-Apps es gibt. Dieser Ratgeber beschreibt, was unabhängig vom Werkzeug geführt werden muss.

Ferien nach OR

• Mindestens 4 Wochen Ferien pro Dienstjahr, bis zum vollendeten 20. Altersjahr 5 Wochen (Art. 329a Abs. 1 OR (öffnet Fedlex in neuem Fenster)).
• Bei einem unvollständigen Dienstjahr gilt der Anspruch anteilig (Art. 329a Abs. 3 OR (öffnet Fedlex in neuem Fenster)).
• Bei Teilzeit bleiben es gleich viele Wochen. Das Pensum wirkt über die Tage: Wer 3 Tage pro Woche arbeitet, hat bei 4 Wochen 12 Ferientage.
• Mindestens 2 Wochen müssen zusammenhängen. Den Zeitpunkt bestimmt der Arbeitgeber unter Rücksicht auf die Wünsche der Person (Art. 329c OR (öffnet Fedlex in neuem Fenster)).
• Während des Arbeitsverhältnisses dürfen Ferien nicht mit Geld abgegolten werden (Art. 329d Abs. 2 OR (öffnet Fedlex in neuem Fenster)).

Beispiel: Eintritt im Laufe des Jahres

Eine Mitarbeiterin tritt am 1. Mai ein, arbeitet 5 Tage pro Woche und hat 4 Wochen Ferien. Der volle Jahresanspruch beträgt 20 Tage. Vom 1. Mai bis 31. Dezember sind es 245 von 365 Kalendertagen. Anteiliger Anspruch: 20 × 245 / 365 = 13.4 Tage. Arbeitet sie 3 Tage pro Woche, sind es 12 × 245 / 365 = 8.1 Tage.

Kürzung der Ferien

Nach Art. 329b OR (öffnet Fedlex in neuem Fenster) können Ferien bei längeren Abwesenheiten gekürzt werden:

• Bei selbst verschuldeter Verhinderung von insgesamt mehr als einem Monat im Dienstjahr um einen Zwölftel pro vollen Monat.
• Bei unverschuldeter Verhinderung wie Krankheit, Unfall oder Militär bis zu einem Monat im Dienstjahr gar nicht. Darüber wird in der Praxis ein Zwölftel pro weiteren vollen Monat gekürzt, der erste Monat bleibt kürzungsfrei. Diese Auslegung ist herrschende Praxis, aber rechtlich nicht abschliessend geklärt.
• Bei Schwangerschaft bis zu zwei Monaten keine Kürzung.
• Nie gekürzt wird wegen Mutterschaftsurlaub, Urlaub des anderen Elternteils, Betreuungsurlaub und Adoptionsurlaub.

Ferienzuschlag im Stundenlohn

Bei unregelmässiger Teilzeit im Stundenlohn wird in der Praxis ein separat ausgewiesener Ferienzuschlag bezahlt: 8.33 Prozent bei 4 Wochen, 10.64 Prozent bei 5 Wochen und 13.04 Prozent bei 6 Wochen. Den Betrag rechnen Sie mit dem Ferienzuschlag-Rechner, den Anspruch in Tagen mit dem Ferienanspruch-Rechner.

Feiertage

Bundesrechtlich ist nur der 1. August den Sonntagen gleichgestellt (Art. 20a ArG (öffnet Fedlex in neuem Fenster)). Die Kantone stellen höchstens 8 weitere Feiertage gleich, teils je nach Bezirk oder Gemeinde. Arbeit an diesen Tagen gilt wie Sonntagsarbeit.

Ob ein Feiertag bezahlt ist, regeln Vertrag oder Gesamtarbeitsvertrag. Bei Monatslohn sind Feiertage üblicherweise bezahlt, bei Stundenlohn nur nach Vertrag oder GAV; diese Praxisregel ist nicht in einer Primärquelle festgehalten. Fällt ein Feiertag auf einen Arbeitstag, reduziert er in der Regel die Sollzeit. Die Feiertage Ihres Kantons finden Sie unter Feiertage nach Kanton.

Weitere Absenzen

Neben Ferien kommen im Alltag vor allem diese Absenzen vor:

Beim Betreuungsurlaub nennt das OR pauschal 10 Tage pro Jahr, das Arbeitsgesetz nimmt die Betreuung eigener Kinder von dieser Grenze aus (Art. 36 Abs. 4 ArG (öffnet Fedlex in neuem Fenster)). Wie beides zusammenspielt, ist rechtlich nicht abschliessend geklärt.

Die Lohnfortzahlung bei Krankheit setzt ein Arbeitsverhältnis von mehr als drei Monaten voraus und beträgt im ersten Dienstjahr drei Wochen. Danach gilt «angemessen längere Zeit», die Gerichte mit kantonal unterschiedlichen Skalen ausfüllen. Ausfälle im Dienstjahr werden zusammengezählt. Für die Abrechnung braucht es deshalb pro Person einen Zähler der Krankheitstage je Dienstjahr.

Arztzeugnis

Das Bundesrecht kennt keine allgemeine Frist, ab wann ein Arztzeugnis vorliegen muss. Üblich ist eine Regel im Vertrag oder Reglement, etwa ab dem dritten oder vierten Krankheitstag. Ob der Arbeitgeber ein Zeugnis schon ab dem ersten Tag verlangen darf, beruht auf Lehre und Praxis und ist nicht in einer Primärquelle festgehalten. Das Zeugnis enthält keine Diagnose, sondern nur Grad und Dauer der Arbeitsunfähigkeit.

Skalen für die Lohnfortzahlung

Für die Zeit nach dem ersten Dienstjahr gelten in der Praxis drei Skalen: die Basler, die Berner und die Zürcher Skala. Welche Skala in welchem Kanton gilt, schwankt zwischen den Quellen; die Skalen sind Gerichtspraxis und keine Gesetzesbestimmung. Eine schriftlich vereinbarte gleichwertige Lösung, in der Praxis meist eine Krankentaggeldversicherung, ersetzt die Skala (Art. 324a Abs. 4 OR (öffnet Fedlex in neuem Fenster)).

Änderungen ab 1. Juli 2027

Bereits publiziert sind Änderungen im OR, die Absenzen betreffen: Der Mutterschaftsurlaub wird auch bei einem Spitalaufenthalt der Mutter verlängert, der Urlaub des anderen Elternteils verlängert sich bei längerem Spitalaufenthalt der Mutter, und ein neuer Betreuungsurlaub gilt ab dem vierten Tag eines Spitalaufenthalts des Kindes (Art. 329f OR (öffnet Fedlex in neuem Fenster), Art. 329g OR (öffnet Fedlex in neuem Fenster), Art. 329i OR (öffnet Fedlex in neuem Fenster)). Wer Absenzen von Hand führt, sollte diese Regeln ab Juli 2027 berücksichtigen.

Drei praktische Wege

1. Tabelle neben bexio

Eine Excel-Tabelle mit einer Zeile pro Person und Monat: Ferien, Feiertage, Krankheit, Militär und übrige Absenzen in Tagen oder Stunden. Das kostet nichts, verlangt aber Disziplin. Anträge, Genehmigungen und Saldi werden von Hand nachgeführt.

2. Zusatz-App aus dem bexio-Marketplace

Im bexio-Marketplace finden sich Apps für Zeit und Absenzen. Achten Sie bei der Auswahl auf Schweizer Ferienregeln, Kantonsfeiertage, die Trennung von Überstunden und Überzeit und darauf, in welcher Form die Daten an den Lohn übergeben werden.

3. Zeiterfassung mit Übergabe an den Lohn

Ein Werkzeug, das Zeit und Absenzen gemeinsam führt, rechnet Saldo und Ferienrest selbst und liefert Ende Monat eine Übersicht pro Person. Die Anbindung von Zytpilot an bexio ist in Entwicklung und heute nicht verfügbar. Heute steht die Monatsübersicht als CSV-Datei zur Verfügung, mit Soll, Ist, Überstunden, Überzeit, Ferien und Feiertagen pro Person. Den aktuellen Stand zeigt die Seite Zytpilot und bexio.

Was der Treuhänder Ende Monat braucht

1. Pro Person die geleisteten Stunden, bei Stundenlohn als Dezimalzahl.
2. Überstunden und Überzeit getrennt, weil die Zuschläge unterschiedlich geregelt sind.
3. Ferientage im Monat und den Ferienrest.
4. Bezahlte Feiertage, besonders bei Stundenlohn.
5. Krankheit, Unfall, Militär und weitere Absenzen mit Tagen und Art.
6. Zuschläge mit Grund, etwa für Nacht- oder Sonntagsarbeit.

Fehlt eine dieser Angaben, folgt meist eine Rückfrage. Wer die Arbeitszeit sauber erfasst, hat die meisten Zahlen bereits; wie das geht, beschreibt der Ratgeber Arbeitszeiterfassung in der Schweiz. Die Verwaltung von Anträgen und Ferienrest zeigt die Seite Ferien- und Absenzenverwaltung.