Zeiterfassung mit Excel oder Software: was sich lohnt
Excel ist für die Arbeitszeiterfassung in der Schweiz zulässig. Das Gesetz verlangt nicht eine bestimmte Software, sondern vollständige Angaben: Beginn, Ende, Pausen ab 30 Minuten, Ruhetage und Zuschläge pro Person, fünf Jahre aufbewahrt. Mit wenigen Personen reicht eine gute Vorlage; mit wechselnden Einsätzen, Teilzeit und Überzeit wird Excel schnell teurer als eine Software.
Excel und Zytpilot im Vergleich
| Thema | Zytpilot | Excel-Vorlage |
|---|---|---|
| Zulässig nach Gesetz | ja | ja, das SECO nennt Excel ausdrücklich als zulässige Form |
| Kosten | CHF 29 plus CHF 10 pro aktive Person und Monat | keine Lizenzkosten, aber Zeit für Pflege und Kontrolle |
| Erfassen unterwegs | auf dem Handy oder am Kiosk-Tablet, mit Zeitstempel | meist am Abend oder Ende Woche nachgetragen |
| Pausen und Ruhezeit | laufend geprüft, Warnung vor dem Verstoss | nur mit eigenen Formeln, Prüfung über mehrere Tage aufwendig |
| Überstunden und Überzeit | getrennt nach OR und ArG, Jahreszähler 170 oder 140 Stunden | meist ein Saldo, Überzeit nicht getrennt |
| Feiertage und Ferien | Feiertage des Kantons im Soll, Ferienanspruch pro rata | von Hand pro Jahr eintragen |
| Änderungen nachvollziehen | jede Korrektur mit Begründung und Verlauf | Änderungen nicht protokolliert |
| Monatsende und Lohn | Monatsabschluss, Lohnexport an bexio Lohn oder Treuhand | Stunden von Hand ins Lohnprogramm übertragen |
Was das Gesetz verlangt
Nach Art. 73 ArGV 1 (öffnet Fedlex in neuem Fenster) gehören zu den Unterlagen unter anderem die tägliche und wöchentliche Arbeitszeit mit Beginn und Ende, Ausgleichs- und Überzeitarbeit, Pausen ab 30 Minuten und die geschuldeten Zuschläge. Die Unterlagen sind mindestens fünf Jahre aufzubewahren. In welcher Form erfasst wird, ist frei; das SECO nennt Handnotizen, Excel und Stempeluhren als zulässig. Mehr dazu im Ratgeber Arbeitszeiterfassung in der Schweiz.
Ab wann lohnt sich eine Software?
Rechnen Sie mit der Zeit, die Sie heute am Monatsende brauchen. Ein Betrieb mit 8 Personen zahlt für Zytpilot CHF 109 im Monat, exkl. MWST. Brauchen Sie heute zwei Stunden pro Monat für Zusammenzählen, Ferien, Feiertage und Übertrag in den Lohn, ist die Software bei einem internen Stundensatz von rund CHF 50 etwa gleich teuer, und die Prüfung nach Arbeitsgesetz kommt dazu. Bei weniger Aufwand bleibt Excel günstiger.
Mit Excel starten
Unsere Zeiterfassung-Excel-Vorlage prüft Pausen und kennt die Feiertage. Für Rapporte beim Kunden gibt es die Arbeitsrapport-Vorlage. Wenn Excel zu eng wird, übernehmen Sie Mitarbeitende und Aufträge per Import in Zytpilot.
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